Tirsdag 8. april 2025 vedtok Tromsø kommune «Mandat for ekstern gransking av arbeidet og leveranser knyttet til saken om barnehage- og skolestruktur, samt bruk av kunstig intelligens i Tromsø kommune».
Mandatet sendes fra Tromsø kommune til aktuelle leverandører, som leverer anbud om å få tildelt granskningsoppgaven.
Mandatet
1. Bakgrunn
Tromsø kommune jobber med en ny skole- og barnehagestruktur. Saken er en bestilling fra kommunestyret for å sikre at kommunen leverer gode tjenester til barn og unge i Tromsø tilpasset demografiske endringer i aldergruppa 0-16 år. Bestillingen fra kommunestyret var at det skulle utarbeides et forslag for å få større og færre enheter for å utvikle en mer robust og bærekraftig struktur som legger til rette for bedre læringsmiljø, mer effektive tjenester og mer økonomisk bærekraftig drift.
Det er avdekket feil i kunnskapsgrunnlaget i saken som ble sendt ut på høring. Feil og mangler i kommunal saksbehandling og utredninger er egnet til å svekke tilliten og troverdigheten til kommunal saksbehandling. På bakgrunn av informasjonen som er fremkommet i saken er det behov for å gjennomføre en ekstern gjennomgang av utredningen og saksbehandlingen av skolestruktursaken.
Tromsø kommune har de siste årene tatt i bruk ulike løsninger som involverer kunstig intelligens (KI) og automatisering. Med økende bruk og utvikling innen KI-teknologi, ønsker organisasjonen å få en uavhengig vurdering av hvordan KI brukes i dag. Undersøkelsen er blitt aktualisert gjennom informasjon som er fremkommet i politisk sak om skolestruktur i Tromsø kommune. Det er også behov for å se på hvordan bruken av KI kan videreutvikles i tråd med etisk forsvarlig praksis, god faglighet, sikkerhet, personvern og effektivitet
2. Formål med oppdraget
Formålet med oppdraget er todelt.
- Å gjennomføre en uavhengig vurdering av arbeidet og leveransene i saken om skole- og barnehagestruktur. Oppdragsgiver ønsker også anbefalinger for læring, forbedring og risikoreduserende tiltak for fremtidige saker, både knyttet til skolestruktursaken, men også andre lignende saker. Det er viktig at gjennomgangen er egnet til å bidra til å gjenoppbygge tillit og troverdighet til Tromsø kommune i denne saken.
- Å få en helhetlig vurdering av dagens bruk av kunstig intelligens i Tromsø kommune er i tråd med regelverket, vår policy for bruk av KI og vår etiske standard. Også bruk av KI forut for utarbeidelsen av vår interne policy i september 2024 er aktuell å gjennomgå. Oppdragsgiver ønsker videre anbefalinger for forbedringer, risikoreduserende tiltak og strategiske muligheter for fremtidig bruk.
3. Omfang
Ekstern leverandør skal i undersøkelsen knyttet til arbeidet med skolestruktursaken:
- Lage et forslag på hva og hvordan en slik undersøkelse bør gjennomføres. Tromsø kommune ønsker ikke å begrense innholdet i gjennomgangen for mye og for tidlig, for å sikre at dette blir en reell ekstern gjennomgang.
- Kartlegge arbeidet med skolestruktursaken i Tromsø kommune, Vurderingen også ses i forhold til arbeidsgruppens mandat og bestillingen fra kommunestyret.
- Vurdere arbeidet opp mot relevante lover, forskrifter og etiske retningslinjer (f.eks. forvaltningsloven, saksbehandlingsregler, hovedavtalen, interne policyer, mv.)
- Identifisere risikoer, sårbarheter eller uheldige konsekvenser av arbeidet
- Vurdere datagrunnlaget knyttet til skolestruktursaken. Det må også kartlegges hvilken betydning bruk av KI har hatt for forslaget slik det ble fremlagt.
- Gi anbefalinger for oppfølging, kvalitetsforbedringstiltak, beste praksis og videreutvikling knyttet til det
Ekstern leverandør skal i undersøkelsen knyttet til bruk av kunstig intelligens:
- Lage et forslag på hva og hvordan en slik undersøkelse bør gjennomføres. Tromsø kommune ønsker ikke å begrense innholdet i gjennomgangen for mye og for tidlig, for å sikre at dette blir en reell ekstern gjennomgang.
- Kartlegge eksisterende bruk av KI-løsninger og -prosesser i Tromsø kommune,
- Vurdere bruken opp mot relevante lover, forskrifter og interne retningslinjer
- Vurdere kompetansenivået og intern forankring av KI-bruken
- Identifisere mulige risikoer, sårbarheter eller uheldige konsekvenser
- Vurdere datagrunnlaget og datasikkerheten knyttet til KI-systemene
- Gi anbefalinger for beste praksis og videre utvikling
- Peke på strategiske områder hvor KI kan bidra til økt kvalitet, effektivitet eller innovasjon
4. Leveranser
Ekstern leverandør skal levere:
- Kartleggingsrapport på bakgrunn av en grundig gjennomgang av sakene.
- Risiko- og sårbarhetsanalyse
- Vurdering av etterlevelse av lover, hovedavtalen, intern policy og etiske retningslinjer
- Anbefalinger og handlingsplan
- Presentasjon av funn og anbefalinger til ledelsen og relevante fagmiljøer
5. Tidsramme
Oppdraget skal gjennomføres innen utgangen av juni 2025. Delrapport om skolestruktursaken forventes senest 14. mai 2025, og endelig rapport skal leveres innen 30. juni 2025.
5. Krav til ekstern leverandør
Ekstern leverandør må ha:
- Dokumentert erfaring med utarbeidelse av vurderinger innen saksområdene
- Kjennskap til relevant lovgivning, tekniske løsninger og etiske problemstillinger knyttet til saksområdene
6. Organisering og kontaktpunkt
(...) Kommunedirektøren er oppdragseier.
