Tilsyn med arkivtjenesten

Arkivverket har gjennomført tilsyn med arkivtjenesten i Tromsø kommune og har funnet åtte avvik. Tilsynet er avsluttet, og Arkivverket har konkludert med at ett av de åtte avvikene er lukket.

Dette innebærer at vi ikke overholder lovkrav som stilles til åpenhet og gjennomsiktighet i forvaltningen. Kommunen står også i fare for å miste viktig dokumentasjon for nåtid og ettertid.

Vi tar situasjonen på alvor. Kontrollutvalget har fulgt tilsynssaken og er i dag orientert om Arkivverkets konklusjon.

Tromsø kommune gjennomfører en rekke tiltak for å bringe arkivtjenesten opp på et tilfredsstillende nivå. Dette krevet langsiktig arbeid i hele organisasjonen. Vi har gjennomført og planlegger følgende tiltak:

Lederfunksjonen for arkivtjenesten er permanent besatt fra 1.8.2022
Vi har gjort en omfattende kartlegging av arbeidsprosesser
Etablert strukturert internt samarbeid mellom de aktuelle fagmiljøene
Etablere internkontroll for arkivarbeidet
Tydeliggjøre hvor arkivansvar og oppgaver er plassert i organisasjonen
Rekruttere og utvikle ny kompetanse

I dette arbeidet søker vi råd og veiledning hos Arkivverket og Statsforvalteren.